레코드 공유하기
자신이 만든 레코드 중에서 개인적인 내용이 아닌 레코드를 팀원이나 회사 동료와 공유하기 위해서는 상세 보기 화면에서 두가지 방법으로 해당 레코드를 공유할 수 있습니다.
레코드 공유하기
공유 아이콘을 누르거나 3점 메뉴에서 '공유'를 눌러 공유를 시작합니다.
레코드를 눌러 상세 보기 화면을 엽니다.
상세 보기 화면에서 공유(
) 아이콘을 누릅니다.
해당 레코드의 공유 화면이 열리고, 우측 상단의 + 를 눌러 조직도 선택창을 불러옵니다.
조직도에서 공유할 팀원이나 동료를 선택하고 '확인' 버튼을 누릅니다. 조직도에서는 이름 옆에 오른쪽의 체크박스를 통해 여러개를 동시에 선택할 수 있습니다. 만약 조직 구성원별이 아닌 그룹별로 공유하려는 경우에는 조직도 창 상단의 '그룹'을 선택해서 원하는 그룹을 선택할 수 있습니다.
이제 공유 화면에 추가된 공유자들을 볼 수 있습니다.
'저장'을 누르고 상세보기 화면으로 나오면 해당 레코드가 공유됩니다.
공유한 레코드의 변경과 알림
자신이 공유한 레코드(
)의 내용을 수정한 경우에는 공유자 목록에 있는 사용자에게 메일로 세이프박스의 해당 레코드의 변경 사실을 알려주는 메일이 발송됩니다.
공유한 레코드 편집해서 내용을 수정하고 저장하면, 다음과 같은 팝업 창이 나타나고 공유자들에게 변경 내용을 알릴지 여부를 선택할 수 있습니다. '예'를 누르면 공유자들에게 메일로 해당 레코드의 업데이트를 알립니다.
그럼, 공유자들에게 발송된 알림은 넥스트 메신저 사용자인 경우에 알림을 메신저로 받게 됩니다. 그리고 알림 메시지는 공유자가 설정한 세이프박스의 사용 언어에 따라 표시됩니다.
링크로 레코드 공유
Safebox 레코드를 URL(링크) 형태로 신속하게 전달할 수 있습니다. 링크로 공유는 해당 레코드의 공유 대상자로 추가된 사용자에게만 허용됩니다. 저장하고 있는 레코드가 많은 사용자의 경우, 검색해서 전달하기 어려울 수 있습니다. 그런 경우, 회사(조직, 워크스페이스)에 공유된 사람들과 필요한 레코드를 링크로 안전하게 전달해서 공유할 때 편리합니다.
링크 공유를 사용하기 위한 전제 조건
공유하려는 레코드에 대한 읽기 권한 이상을 가지고 있어야 합니다.
링크를 열 사용자(수신자)는 반드시 레코드의 공유 대상자 목록에 포함되어 있어야 합니다. (미포함 시 접근 불가)
링크 공유를 사용하는 방법
레코드 상세 보기 → 더보기(⋮) → 링크로 공유
Safebox에서 공유할 레코드를 눌러 레코드 상세 보기를 엽니다.
오른쪽 상단 **더보기(⋮)**를 눌러 링크로 공유를 선택합니다.
나타나는 팝업에서 내용을 확인한 뒤 확인을 누르면 레코드 링크가 복사됩니다.
복사된 링크를 메신저나 이메일 등으로 공유 대상자에게 전달합니다.
공유 대상자는 전달받은 링크를 눌러 레코드를 열고, 비밀번호·메모 등 항목을 바로 확인 및 활용할 수 있습니다.
동작 및 권한
링크는 항상 공유 대상자 권한을 따릅니다. 대상자 목록에 없거나 권한이 부족한 사용자는 링크를 열어도 내용을 볼 수 없습니다.
링크가 제3자에게 전달되더라도, 공유 대상자에 포함되지 않은 사용자는 접근 불가합니다.
공유 기간 만료 안내
공유 대상자 중 공유 기간이 지정된 사용자의 경우, 기간이 만료되면 링크로 접근 시 “액세스가 만료되었습니다. [email protected]에게 다시 공유 요청을 보내세요.”와 같은 안내 화면이 표시되며 레코드를 조회할 수 없습니다.
접근 재허용이 필요하면 레코드의 공유 설정에서 해당 사용자의 기간을 연장하거나 대상자를 다시 추가한 후, 갱신된 링크를 전달하세요.
링크 전달 전, 수신자가 공유 대상자 목록에 포함되어 있는지 확인하세요.
불필요한 수정 위험을 줄이기 위해 가능하면 읽기 전용 권한으로 공유하는 것을 권장합니다.
더 이상 공유가 필요 없을 때는 레코드의 공유 설정에서 대상자를 제거하거나 기간을 즉시 만료 처리하세요.
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